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在办公与文件管理场景中，常常需要对 PDF 及相关图片进行高效处理。例如企业在处理合同时，需依据合同编号等信息对 PDF 合同文件重命名；电商商家要根据商品名称等对商品图片 PDF 或普通图片重命名。以下为详细操作步骤与注意事项。
一、操作步骤
（一）选择处理模式
PDF 处理：若要处理 PDF 文件，运行软件后，在软件主界面中，根据 PDF 文件类型选择 “PDF 识别模式”。若为图片型 PDF 文件（如扫描件），务必选择此模式，以确保软件能准确识别文件内容。此模式针对 PDF 文件特性进行优化，可提升文字识别的准确性。
图片处理：若要处理图片文件，打开软件后，选择 “图片识别模式”，为后续识别图片中的文字内容做准备。
（二）设置识别区域（以 PDF 为例，图片操作类似）
框选识别区域：将样本 PDF 文件拖入软件界面，运用软件提供的区域选择工具，在 PDF 页面上精准框选出需要识别文字的区域。
保存区域坐标及命名：完成每个区域的框选后，点击 “保存区域” 按钮，软件会自动记录该区域的坐标。
（三）导入文件
导入 PDF 文件：点击软件界面中的 “导入 PDF” 按钮，在弹出的文件浏览器窗口中，选中存放待处理 PDF 文件的文件夹。软件会自动加载该文件夹中的所有 PDF 文件，并显示在软件界面的文件列表中。请确保文件夹中仅包含需要处理的 PDF 文件，防止误导入其他无关文件。
（四）执行识别与重命名操作
选择功能：根据需求选择 “区域识别重命名” 功能。若还需将识别结果导出为表格进行后续分析，也可同时选择 “区域识别导表格” 功能。例如，在医院管理病历 PDF 文件时，若仅需对文件重命名，可只选 “区域识别重命名” 功能；若还需对病历号、患者姓名、诊断结果等信息统计分析，可同时选择 “区域识别导表格” 功能。
开始处理：点击 “开始处理” 按钮，软件将按照之前设置的识别区域，对所有导入的文件（PDF 或图片）进行文字识别。识别过程中，软件界面会显示识别进度条，方便用户了解识别工作的进展。识别时间会因文件数量和文件大小而异，请耐心等待。
完成重命名：设置好重命名规则后，点击 “确定” 按钮，软件将按照设定规则对所有文件进行批量重命名，并将重命名后的文件保存到原文件夹中，或根据用户在软件中设置的保存路径进行保存。同时，若选择了 “区域识别导表格” 功能，软件会将识别结果导出为 Excel 表格，保存在指定路径下。
二、注意事项
（一）文件格式与质量
格式支持：务必确保导入的文件格式正确，处理 PDF 时需为软件支持的 PDF 版本，处理图片时应为常见图片格式（如.jpg、.png 等）。若文件格式不正确或版本不兼容，可能导致软件无法正常读取文件内容。在导入文件前，请仔细检查文件格式和版本。
文件质量：文件质量对 OCR 识别准确率影响显著。若 PDF 文件中的文字模糊、存在噪声、分辨率过低或有倾斜等问题，或者图片文件画质不佳，都可能导致识别错误。在进行识别操作前，尽量对文件进行预处理，如使用专业的 PDF 编辑软件或图片处理工具，提高 PDF 分辨率、去除噪声、矫正倾斜，提升图片清晰度等，以提高文字的清晰度，提升识别准确率。
（二）识别区域设置
精准框选：在设定识别区域时，要尽可能精准地框选需要识别的文字区域。区域过大可能包含无关信息，影响识别结果的准确性；区域过小则可能导致部分文字未被识别。对于多页 PDF 文件或图片组，若每页（每张）需要识别的区域位置和内容相同，可在设置好第一页（第一张）的识别区域后，使用软件提供的 “应用到所有页面（图片）” 功能，确保每页（每张）的识别区域一致。
避免重叠与间隙：当需要设置多个识别区域时，要注意避免区域之间有过多的重叠或间隙。重叠区域可能导致文字重复识别，增加处理时间，且可能产生错误的识别结果；间隙过大则可能遗漏部分需要识别的文字。在框选区域时，要仔细调整区域的位置和大小，确保区域之间的衔接合理。
区域顺序：部分软件对识别区域的顺序有特定要求，在设定区域时需遵循该要求。若不确定软件对区域顺序的规定，可先进行少量文件的测试识别，观察识别结果是否符合预期，再根据情况调整区域顺序。例如，某些软件可能要求先识别关键信息区域，再识别辅助信息区域。
（三）重命名规则
规则一致性：在设置重命名规则时，要保持规则的一致性和逻辑性。确保规则能够准确反映文件的关键信息，便于后续的文件管理和查找。同时，避免使用过于复杂或容易引起混淆的规则。例如，在企业项目管理中，重命名规则应与企业的项目文件命名规范保持一致。
非法字符避免：不同的操作系统对文件名中允许使用的字符有不同规定。在设置重命名规则时，要避免使用系统不允许的非法字符，如某些操作系统不允许文件名中包含 “/”“\”“*”“?”“:”“<”“>”“|” 等特殊字符。若文件名中包含非法字符，可能导致文件无法正常保存或在后续操作中出现问题。在设置重命名规则后，可先进行少量文件的重命名测试，检查文件名是否符合操作系统的要求。